文書保管サービスがあるという事を知りました

文書保管サービスがあるという事を知りました

文書保管サービスがあるという事を知りました

事務所内に書類が溢れていて、保管庫の中も空きスペースがなく困っていました。
二つある応接室も実際には書類の仮置き場になっていて、ほとんど機能していません。
このままでは今後の仕事に支障が発生する事も考えられます。
そんな時に取引先の方から文書保管というサービスを教えてもらいました。
当社が扱う商品は、こだわりのある商品ばかりです。
その為、商品のバックデータがたくさんあります。
将来的には電子化をする事を検討していますが、今すぐに取り組める状況ではなく、一旦事務所を綺麗にしてからどのように整理をするか検討したいと思っています。
最初から、バックデータを電子化しながら管理をすれば良かったのですが、会社としては紙ベースに対する信頼感が強い傾向にあり、ある意味時代遅れのところも感じられますが仕方が無いでしょう。
取り敢えずこの様な雑用ともいえる作業が発生すると、経理担当である私が引き受ける事になっていて、今回もリーダーとして文書保管に関する整理を任される事になりました。
余り気乗りしませんが、事務所のこの状況は改善の必要があり、3ヵ月後には決算月を迎えるので、その準備の意味からも文書保管サービスについて調べる事にしました。

取り急ぎ文書保管サービスについてしらべてみました

取引先の情報から文書保管サービスに関して、インターネットで調べてみました。
私としては運送会社や事務機器メーカーなどがこのサービスをしているものだと思っていたのですが、食品メーカーなども参入していて、いろいろなサービスを提案していました。
どのサービス業者も大きな倉庫を持っていて、安全に管理されている事をアピールしています。
特にセキュリティには細心の注意が払われていて、防火設備が整っている事は当然です。
中には個室での管理をしてくれる所もあり、文書以外に備品などの保管も可能なようです。
コスト面でも競争があり、便利性を強調している業者もありました。
どのサイトを見ても文書管理だけでなく、不要になった書類の廃棄もしてくれるみたいです。
例えば法的に保管期限がある書類を預けて、保管期限が過ぎれば廃棄してくれるというものです。
文書保管をして大切な書類を整理しよう
廃棄は梱包された箱ごと溶解してしまうみたいで、そのままリサイクルされるという事でした。
上司と相談の上、価格よりも安全性の高い所に絞って文書保管サービスをしてくれる業者を選定するつもりです。

Comments are closed.